2012年11月3日下午，2012年贵州环雷公山超100公里跑国际挑战赛桌面合成演练在州筹委会办公室进行。会议由州筹委会办公室副主任、州文体广电局副局长杨祖泽主持，州人民政府副秘书长王蕾，州文体广电局局长张林，州委外宣办主任孙愚，州电视台副台长高涛，黔东南州信息港经理范红波以及州筹委会办公室、外联部、后勤保障部、竞赛部、新闻宣传部、安全保卫部、医疗救急部等各部门相关负责人参加了会议。

　　会上，竞赛部周小林科长首先介绍了11月4日到11月12日整个赛事的工作日程，并组织各部门之间对车辆使用、运动员体检、场地器材安置等具体工作进行了点对点的对接。随后，杨祖泽副局长主持对11月8日相关人员的迎接报道——下午的欢迎晚宴——11月9日早上的起跑仪式——下午的终点仪式——转场等赛事相关的全部流程进行了具体的演练，并及时对演练过程中参赛运动员的住宿、起跑仪式音响设备的调试、舞台的搭建、成绩证书的打印、奖金的发放、报名发票、参加赛事人员的转场等各种具体问题一一进行了安排。

　　合成演练完成后，张林局长指出，目前整个赛事的前期筹备活动积极有序且富有成效，特别是今年的赛事报名工作有了很大的改善，参赛运动员的数量和来源国家都有了明显的提升。这些成绩里面凝聚了各部门共同的心血，希望大家再接再厉，全力以赴做好以下各项工作。一是此次赛事不仅是一项单纯的体育赛事活动，而且是我州喜迎党的十八大召开的一次献礼活动，各部门要有高度的政治责任感，认真做好各项筹备工作。二是抽调工作人员要安排好各自工作，最近一段时间要全力配合支持赛事的筹备工作。三是各部门在工作的过程中要借鉴外地和去年赛事举办经验，考虑问题要细致、有超前意识。四是办公室要及时理清凯里、雷山、镇远三县市以及各部现阶段需要重点落实的工作清单，由各县市督查组负责人具体督查落实。五是外联部要及时与赛事邀请部门和企业进行对接，尽快确定观摩赛事嘉宾和人员名单，并及时将观摩人员信息反馈给后勤保障部门，以便后勤保障部门有针对性的进行具体安排。六是建议后勤保障部和新闻宣传部、州旅游局、州委宣传部、州招商局等相关部门进行对接，在各接待酒店房间放置必要的黔东南州宣传和旅游推介资料。黔东南日报及时报道每天的比赛成绩，并将报道赛事的报纸及时放入新闻媒体、运动员和裁判员入住房间。七是注重工作细节，在赛事观摩嘉宾、运动员、裁判员、新闻媒体工作人员入住酒店时，及时安排旅行社在酒店内设置旅游推介咨询服务台，欢迎他们到黔东南州参观旅游。八是凯里、雷山、镇远三县市的督导组负责人要切实履行好各自的职责，督导三县市及时落实赛事起跑仪式前的热身表演节目。不同赛段互动点的民族风情展示节目尽量不要雷同。同时，督导组要及时将各县市的活动节目时间、地点、示意图等详细信息告知新闻宣传部门，以便新闻宣传部门根据情况做好赛事的新闻宣传工作。九是我国著名相声演员牛群将作为邀请嘉宾观摩此次赛事，并参加鸣枪仪式、全民健身跑等活动，建议新闻宣传部门能够进行跟踪报道，突出赛事亮点。

　　最后， 王蕾副秘书长对赛事的筹备工作提出了具体要求：一是加强督查工作。11月6日前凯里市火车站以及各主要交通路口的宣传广告和欢迎横幅要落到到位。二是各部之间要加强沟通，使收集到的各种信息发挥最大效用，从而形成一个和谐运行的整体。同时，要不断思考，将各项工作不断细化分解，落实到人。三是11月8日，在凯里市进行赛前演练，办公室通知相关部门做好准备工作。雷山和镇远两县要派人参加观摩，回去后组织有关部门按照相应的程序和步骤进行演练。四是外联部门要和州政府秘书八科及时进行对接，认真做好赛事嘉宾的邀请工作。五是与电信、移动、联通、气象等相关部门进行对接，赛事期间不能出现信号和信息盲点。在播报的天气预报信息中，要同时显示摄氏度和华氏温度，方便外籍运动员及时获取信息。六是竞赛部门要及时与相关部门对接，了解国际赛事相关比赛细则，保障此次赛事活动符合国际比赛相关要求。新闻宣传部门在进行新闻报道和宣传的过程中，要分清主次。七是，凯里市后勤保障工作是否需要再次巡视督导，请州外办左秋慧科长提出具体建议。八是办公室要及时制定出起跑仪式参加人员建议名单，并报州筹委会。